BIP - Urząd Miejski w Barlinku

Załącznik do Zarządzenia Nr 48/2022 Burmistrza Barlinka
z dnia 1 kwietnia 2022 r.

Rozdział 1.
POSTANOWIENIA  OGÓLNE

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Barlinku zwany dalej Regulaminem określa:

1) zakres działania i zadania Urzędu;

2) organizację wewnętrzną Urzędu;

3) zasady funkcjonowania Urzędu;

4) zakres działania kierownictwa Urzędu, samodzielnych stanowisk pracy oraz poszczególnych referatów w Urzędzie.

§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Barlinku;

2) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku - należy przez to rozumieć Burmistrza Barlinka, Zastępcę Burmistrza Barlinka, Sekretarza Barlinka, Skarbnika Barlinka;

3) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć referaty i samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Miejskim w Barlinku;

4) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Barlinku;

5) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Barlinek.

§ 3. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

§ 4. Regulamin Organizacyjny Urzędu zwany dalej regulaminem zawiera:

1) zadania i kompetencje poszczególnych referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy;

2) zasady udzielania upoważnień i pełnomocnictw;

3) schemat organizacyjny Urzędu oraz wykaz komórek organizacyjnych i etatów - zał. nr 1;

4) podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu - zał. nr 2;

5) zasady podpisywania pism - zał. nr 3.

Rozdział 2.
STRUKTURA  ORGANIZACYJNA URZĘDU

§ 5. 1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty:

1) Referat Ogólnoorganizacyjny (RO);

2) Referat Nieruchomości, Gospodarki Przestrzennej i Funduszy Zewnętrznych (RN);

3) Referat Inwestycji, Dróg i Zamówień Publicznych (RID);

4) Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska (RK);

5) Referat Finansowo-Budżetowy (RF);

6) Referat Oświaty, Sportu, Kultury i Spraw Społecznych (ROSK);

7) Urząd Stanu Cywilnego (USC);  oraz samodzielne stanowiska pracy:

8) Stanowisko ds. obronnych i zarządzania kryzysowego (OC);

9) Stanowisko ds. kontroli wewnętrznej (KW);

10) Audytor wewnętrzny (AW).

2. Strukturę organizacyjną określa schemat organizacyjny Urzędu oraz wykaz komórek organizacyjnych i etatów stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

§ 6. Podziału zadań pomiędzy samodzielne stanowiska pracy i referaty dokonuje Burmistrz.

§ 7. 1. Pracą referatów kierują kierownicy referatów.

2. Kierownik referatu organizuje pracę referatu, określa zakres czynności dla podległych pracowników oraz kontroluje wykonanie zadań.

Rozdział 3.
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 8. Urząd działa według następujących zasad:

1) praworządności;

2) służebności wobec społeczności lokalnej;

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;

4) jednoosobowego kierownictwa;

5) planowania pracy;

6) kontroli wewnętrznej;

7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty oraz wzajemnego  współdziałania.

§ 9. 1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie Barlinek i Państwu Polskiemu.

§ 10. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

Rozdział 4.
ZASADY PODZIAŁU ZADAŃ I KOMPETENCJI POMIĘDZY KIEROWNICTWEM URZĘDU

§ 11. Burmistrz jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu.

§ 12. 1. Burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika.

2. W razie niemożności pełnienia obowiązków służbowych przez Burmistrza - zastępstwo obejmuje Zastępca Burmistrza, a w dalszej kolejności Sekretarz i Skarbnik.

§ 13. Zastępca Burmistrza wykonuje zadania powierzone mu przez Burmistrza. W zakresie powierzonych obowiązków zapewnia kompleksowe rozwiązania problemów oraz nadzoruje w tym zakresie działalność referatów realizujących powierzone mu zadania.

§ 14. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje pracę Urzędu.      

§ 15. Burmistrz powierza Skarbnikowi  obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi i kontroli dotyczącej operacji finansowych i gospodarczych.

§ 16. Szczegółowy podział zadań pomiędzy Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika określa załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział 5.
ZADANIA WSPÓLNE REFERATÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY

§ 17. Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy:

1) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy i sprawozdań z jego wykonania;

2) realizowanie planu finansowego w zakresie działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy oraz dokonywanie bieżącej i okresowej analizy wykonania planu;

3) przestrzeganie przepisów dotyczących dyscypliny finansów publicznych;

4) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie zapewnienia właściwego funkcjonowania Urzędu oraz obsługi interesantów;

5) współdziałanie z pełnomocnikiem informacji niejawnych w zakresie realizacji przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

6) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych zapewniających właściwą i terminową realizację zadań;

7) stosowanie obowiązujących przepisów prawa;

8) opracowywanie projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza i ich realizacja;

9) wykonywanie na polecenie Burmistrza  innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy;

10) przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielenia odpowiedzi na interpelacje, zapytania i postulaty radnych, wystąpienia komisji Rady oraz wnioski i postulaty zgłaszane na zebraniach sołeckich;

11) przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski i petycje, badanie ich zasadności, analiza źródeł i przyczyn ich powstawania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe ich załatwianie;

12) nadzorowanie działalności jednostek organizacyjnych w ramach merytorycznego przyporządkowania;

13) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, bieżących informacji o realizacji powierzonych zadań;

14) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;

15) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu w celu prawidłowej realizacji procesów zachodzących w jednostce;

16) organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie tajemnicy ustawowo chronionej oraz w zakresie zapewnienia realizacji przepisów ustawy o ochronie danych osobowych;

17) podejmowanie wspólnych działań związanych z likwidacją klęski żywiołowej;

18) wykonywanie zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;

19) aktualizowanie informacji umieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronach internetowych;

20) wykonywanie zadań z zakresu statystyki;

21) przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych;

22) właściwe użytkowanie składników majątkowych Urzędu;

23) dbałość o rzetelną, kompetentną i kulturalną obsługę interesantów;

24) należyte i terminowe załatwianie spraw wnoszonych przez interesantów.

Rozdział 6.
ZADANIA   I KOMPETENCJE  POSZCZEGÓLNYCH  REFERATÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY

§ 18. Do zadań i kompetencji Referatu Ogólnoorganizacyjnego (RO) należy:

1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania i organizacji pracy Urzędu;

2) udzielanie informacji interesantom o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;

3) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu;

4) prowadzenie spraw z zakresu czasu pracy pracowników Urzędu;

5) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Urzędu;

6) wystawianie i rejestracja poleceń wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych;

7) sporządzanie umów na wykorzystanie pojazdów prywatnych do celów służbowych;

8) prowadzenie dokumentacji związanej z oświadczeniami majątkowymi;

9) organizacja służby przygotowawczej i egzaminów dla nowozatrudnionych pracowników,

10) prowadzenie całości spraw związanych ze stażami, praktykami szkolnymi i studenckimi w Urzędzie oraz zatrudnianiem pracowników robót publicznych i interwencyjnych;

11) kompleksowa obsługa kancelaryjno-techniczna Rady, komisji, klubów radnych oraz Przewodniczącego Rady i jego zastępców;

12) prowadzenie zbioru i rejestru uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza;

13) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem medalu „Za zasługi dla Barlinka”;

14) przyjmowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji Urzędu;

15) obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza;

16) wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów do Sejmu i Senatu RP, prezydenckich, do organów samorządowych i europejskich, referendów oraz wyborów ławników;

17) zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjno-biurowe, zakup sprzętu i wyposażenia;

18) gospodarka lokalami biurowymi, dbanie o właściwą ich konserwację i zabezpieczenie, prowadzenie bieżących remontów;

19) wykonywanie prezentacji multimedialnych zleconych przez Burmistrza oraz wszelkich innych opracowań graficznych;

20) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i redagowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz serwisu multimedialnego miasta i gminy Barlinek;

21) prowadzenie rejestrów: skarg i wniosków, petycji, wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Burmistrza;

22) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu;

23) testowanie i wdrażanie systemów informatycznych, w tym:  planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb;

24) administrowanie siecią informatyczną Urzędu i istniejącymi zasobami programowymi, w tym prowadzenie właściwej archiwizacji zasobów informatycznych;

25) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz dokonywanie niezbędnych napraw;

26) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania;

27) szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego;

28) zapewnienie łączności telefonicznej Urzędu;

29) zapewnienie właściwej eksploatacji, utrzymania i rozwoju infrastruktury informatycznej oraz dokonywanie niezbędnych napraw;

30) zapewnienie właściwego funkcjonowania dostępu do Internetu i konfiguracji poczty elektronicznej oraz elektronicznego obiegu dokumentów;

31) zapewnienie właściwego funkcjonowania infrastruktury sprzętowej Urzędu.

§ 19. Do zadań i kompetencji Referatu Nieruchomości, Gospodarki Przestrzennej i Funduszy Zewnętrznych (RN) należy:

1) prowadzenie spraw wynikających z przepisów o gospodarce nieruchomościami (sprzedaż, zamiany,   służebności, trwały zarząd, podziały i scalenia nieruchomości, aport);

2) opłaty adiacenckie;

3) opłaty planistyczne;

4) inwentaryzacja i gospodarowanie mieniem komunalnym;

5) bonifikaty od opłat rocznych za wieczyste użytkowanie;

6) aktualizacja opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego;

7) prowadzenie rejestru użytkowników wieczystych i zmian w rejestrze;

8) podział nieruchomości;

9) prowadzenie spraw wynikających z przepisów ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (decyzje o warunkach zabudowy, decyzje o ustaleniu inwestycji celu publicznego, plany zagospodarowania przestrzennego, studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy);

10) opracowanie i monitorowanie strategii rozwoju Gminy oraz programów rozwoju;

11) analiza możliwości oraz przygotowywanie i rozliczanie wniosków dotyczących pozyskiwania funduszy krajowych, środków Unii Europejskiej i innych źródeł zewnętrznych na finansowanie inwestycji i innych działań związanych z rozwojem Gminy.

§ 20. Do zadań i kompetencji Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska (RK) należy:

1) prowadzenie spraw wynikających z przepisów o gospodarce nieruchomościami (dzierżawy, użyczenia);

2) sprawy ubezpieczenia i ochrony mienia komunalnego;

3) przekształcanie prawa użytkownika wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności i zwrot udzielonych bonifikat;

4) prowadzenie spraw związanych z ochroną dóbr kultury, w tym dotacje;

5) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą mieszkań komunalnych na rzecz głównego najemcy i zwrotem udzielonych bonifikat;

6) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem nazw ulic, placów oraz numeracji nieruchomości;

7) prowadzenie spraw związanych z działalnością sołectw;

8) najem lokali mieszkalnych komunalnych, zamiany lokali oraz najem lokali socjalnych;

9) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o własności lokali – wspólnoty mieszkaniowe;

10) nadzór właścicielski nad spółkami z udziałem Gminy;

11) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań Gminy wynikających z przepisów ustaw:

a) prawo wodne,

b) o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,

c) o odpadach,

d) Kodeks spółek handlowych,

e) o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego,

f) o gospodarce komunalnej,

g) o ochronie gruntów rolnych i leśnych,

h) o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków,

i) o cmentarzach i chowaniu zmarłych,

j) o ochronie zwierząt,

k) o lasach,

l) prawo łowieckie,

m) prawo ochrony środowiska,   

n) o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko,

o) o ochronie przyrody,

p) o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych,

q) o ubezpieczeniach upraw rolnych i zwierząt gospodarskich.

§ 21. Do zadań i kompetencji Referatu Inwestycji, Dróg i Zamówień Publicznych (RID) należy:

1) prowadzenie spraw związanych z planowaniem inwestycji gminnych, w tym:

a) przygotowywanie informacji i danych  do opracowywania gminnych dokumentów strategicznych i rozwojowych w zakresie inwestycyjnym, w tym między innymi: do strategii rozwoju, programów rewitalizacji i rozwoju obszarów miejskich i wiejskich Gminy,

b) opracowywanie harmonogramów oraz analiz wykonalności planowanych przedsięwzięć inwestycyjnych realizowanych przez Gminę,

c) analiza wniosków i przygotowywanie opinii w zakresie przedsięwzięć inwestycyjnych,

d) opracowywanie rocznych i wieloletnich planów inwestycyjnych;

2) przygotowywanie dokumentacji i realizacja inwestycji w zakresie określonym w budżecie Gminy, w tym między innymi:

a) przygotowywanie koncepcji i zakresów realizacji projektów inwestycyjnych,

b) przygotowywanie i prowadzenie postępowań mających na celu udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych,

c) nadzór nad realizacją zawartych umów;

3) prowadzenie spraw dot. udzielania zamówień publicznych w Urzędzie w zakresie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych,  w tym:

a) prowadzenie ewidencji i rejestrów zamówień publicznych,

b) opracowywanie rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych,

c) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych, wzorów dokumentów oraz postępowań w sprawach zamówień publicznych,

d) weryfikacja pod względem kompletności i zgodności z obowiązującymi przepisami materiałów merytorycznych przekazywanych w celu przeprowadzania postępowań dot. udzielania zamówień publicznych,

e) przygotowywanie specyfikacji warunków zamówienia i pozostałej dokumentacji przetargowej oraz przeprowadzanie postępowań dot. udzielania zamówień publicznych;

4) prowadzenie spraw z zakresu zarządzania drogami gminnymi, jak również innych zadań związanych z ustawą o drogach publicznych,  w tym w sprawach:

a) zaliczania dróg do kategorii dróg  gminnych,

b) prowadzenia bieżącego utrzymania, eksploatacji i remontów dróg gminnych,

c) opracowania planów rozwoju i eksploatacji sieci drogowej,

d) wydawania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego oraz koordynacji prowadzonych robót w pasie drogowym,

e) inwentaryzacji i prowadzenia ewidencji dróg oraz drogowych obiektów mostowych,

f) utrzymania drzew i krzewów  w pasach drogowych dróg gminnych na terenach wiejskich Gminy,

g) utrzymania zimowego oraz czystości i porządku w pasach drogowych dróg gminnych na terenach wiejskich Gminy,

h) bezpieczeństwa i organizacji ruchu drogowego na drogach gminnych;

5) wykonywanie zadań w zakresie  opiniowania lub wydawania zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym;

6) zarządzanie oświetleniem dróg i placów publicznych w Gminie, w tym planowanie rozbudowy oraz eksploatacja linii oświetleniowych;

7) prowadzenie spraw związanych z przetargami na zakup energii elektrycznej na potrzeby jednostek organizacyjnych Gminy;

8) współpraca z zarządcami dróg wojewódzkich i powiatowych na terenie Gminy w zakresie ich rozbudowy, eksploatacji i utrzymania;

9) współpraca w zakresie przygotowywania wniosków dotyczących pozyskiwania funduszy krajowych i środków Unii Europejskiej na finansowanie inwestycji gminnych.

§ 22. Do zadań i kompetencji Referatu Finansowo – Budżetowego (RF) należy:

1) opracowywanie projektu budżetu oraz nadzór nad jego wykonaniem;

2) opracowywanie projektu Wieloletniej Prognozy Finansowej;

3) prowadzenie rachunkowości wpływów i wydatków budżetowych;

4) prowadzenie ewidencji kosztów w układzie przyjętym w polityce rachunkowości;

5) bieżąca obsługa rachunków bankowych;

6) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia;

7) prowadzenie ewidencji długoterminowych aktywów finansowych;

8) uzgadnianie spisów inwentaryzacyjnych;

9) prowadzenie rozliczeń finansowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

10) planowanie i realizacja wydatków osobowych (wynagrodzeń);

11) sporządzanie sprawozdań finansowych;

12) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Izbami i Urzędami Skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, bankiem wykonującym obsługę kasową oraz bankiem finansującym;

13) prowadzenie kasy Urzędu;

14) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie określenia stawek podatkowych i opłat;

15) opracowywanie projektów uchwał w sprawie sposobu poboru podatków i opłat oraz określenia inkasentów i ich wynagrodzenia;

16) opracowywanie ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym;

17) wymiar podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego;

18) ewidencja elektroniczna podatków i opłat powstających z mocy prawa;

19) prowadzenie księgowości analitycznej należności podatkowych i opłat;

20) windykacja należności podatkowych i opłat;

21) zwrot producentom rolnym podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystanego do produkcji rolnej;

22) rozpatrywanie indywidualnych podań i wniosków oraz przygotowywanie decyzji  w sprawach:

a) odraczanie i rozkładanie na raty należności podatkowych i opłat,

b) umarzanie zaległości podatkowych i opłat,

c) ulg i zwolnień ustawowych w podatkach,

d) ulgi inwestycyjnej w podatku od nieruchomości zgodnie z podjętą uchwałą,

e) ulgi z tytułu tworzenia nowych miejsc pracy w podatku od nieruchomości zgodnie z podjętą uchwałą;

23) sporządzanie sprawozdań podatkowych;

24) rozliczanie inkasentów z pobranych należności;

25) prowadzenie księgowości analitycznej należności publicznoprawnych i cywilnoprawnych;

26) windykacja należności publicznoprawnych w postępowaniu administracyjnym;

27) windykacja należności  cywilnoprawnych w postępowaniu sądowym;

28) sprawozdawczość pomocy publicznej w zakresie podatków i opłat oraz zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystanego do produkcji rolnej;

29) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie wyboru metody ustalenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz ustalenia stawki tej opłaty;

30) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie określenia wzoru deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;

31) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie ustalenia terminów, częstotliwości i trybu  uiszczania opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi;

32) tworzenie i aktualizacja ewidencji elektronicznej podmiotów zobowiązanych do regulowania opłaty  za gospodarowanie odpadami komunalnymi;

33) bieżąca aktualizacja punktów wywozowych nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkałych oraz bieżące informowanie o zmianach firmy świadczącej usługę odbioru odpadów komunalnych;

34) prowadzenie rozliczeń podatkowych od towarów i usług VAT w zakresie centralizacji Urzędu i jednostek podległych.

§ 23. Do zadań i kompetencji Referatu Oświaty, Sportu, Kultury i Spraw Społecznych (ROSK) należy:

1) przygotowywanie propozycji dotyczących sieci szkół podstawowych i przedszkoli;

2) opiniowanie projektów arkuszy organizacyjnych przedszkoli i szkół podstawowych;

3) organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów żłobka, przedszkoli i szkół podstawowych oraz przygotowywanie materiałów niezbędnych do podjęcia zarządzenia Burmistrza o powierzeniu funkcji bez konkursu;

4) przygotowywanie propozycji oceny dyrektorów szkół podstawowych i przedszkoli w części dotyczącej organu prowadzącego;

5) sprawy związane z rozliczaniem dojazdu, nauki i wychowania dzieci z terenu Gminy w placówkach znajdujących się poza terenem Gminy;

6) organizacja bezpłatnego transportu i opieki dzieci do i ze szkoły, jeżeli droga dziecka z domu do szkoły przekracza 3 km w przypadku uczniów klas I – IV szkół podstawowych lub 4 km w przypadku uczniów klas V-VIII szkół podstawowych;

7) prowadzenie postępowania egzekucyjnego w przypadku niespełnienia obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki;

8) powoływanie komisji i prowadzenie spraw związanych z uzyskaniem aktu nadania stopnia nauczyciela mianowanego;

9) przedkładanie wniosków o przyznanie odznaczeń dla dyrektorów szkół i placówek oświatowo-wychowawczych;

10) planowanie remontów w infrastrukturze edukacyjnej;

11) dokonywanie wpisu oraz prowadzenie ewidencji żłobków i oświatowych placówek niepublicznych funkcjonujących w Gminie;

12) prowadzenie spraw z zakresu udzielania uczniom z terenu Gminy pomocy materialnej o charakterze  motywacyjnym;

13) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dofinansowania kosztów kształcenia pracowników młodocianych;

14) prowadzenie działań w zakresie propagowania kultury fizycznej w Gminie;

15) pomoc programowa, organizacyjna dla całości imprez sportowo – rekreacyjnych organizowanych w Gminie przez jednostki gminne, stowarzyszenia, kluby, związki zawodowe, itp.;

16) ścisła współpraca z placówkami szkolnymi, organizacjami zawodowymi, klubami, stowarzyszeniami,  podmiotami gospodarczymi Gminy wobec ich poczynań sportowych, kulturalnych,  rekreacyjnych, turystycznych,  wypoczynkowych i w zakresie spraw społecznych;

17) opracowywanie planów, koordynacja współpracy z jednostkami Gminy oraz wykonywanie innych zadań dotyczących strategii promocji, polityki informacyjnej i tworzenia wizerunku Gminy;

18) opracowywanie odpowiednich materiałów reklamowych i informacyjnych o Gminie, organizacja udziału Gminy w imprezach wystawienniczych oraz innych przedsięwzięciach promujących Gminę;

19) współpraca oraz koordynacja działalności Barlineckiego Ośrodka Kultury w zakresie strategii turystyki Gminy;

20) realizacja zadań związanych z kontaktami i współpracą zagraniczną Gminy, w tym organizacja współpracy Gminy z miastami partnerskimi oraz przygotowywanie wniosków o pozyskanie dofinansowania na zadania realizowane w ramach współpracy zagranicznej;

21) prowadzenie spraw związanych z promocją zdrowia i zdrowiem publicznym;

22) prowadzenie spraw związanych z ewidencją gospodarczą;

23) załatwianie spraw związanych z przepisami o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;

24) prowadzenie spraw dotyczących licencji na transport ciężarowy i przewóz osób.

§ 24. Do zadań i kompetencji Urzędu Stanu Cywilnego (USC) należy:

1) sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów;

2) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego;

3) przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka;

4) przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki;

5) przyjmowanie oświadczeń małżonków, że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko;

6) przyjmowanie oświadczeń o zmianie (imienia) imion dziecka zamieszczonych w akcie urodzenia;

7) przyjmowanie oświadczeń rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;

8) przyjmowanie oświadczeń, o których mowa w art. 88 § 3 k.r.o.;

9) wydawanie zezwoleń na skrócenie terminu oczekiwania na zawarcie małżeństwa;

10) wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;

11) wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym;

12) wydawanie zaświadczeń o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;

13) wydawanie zaświadczeń o przyjętych sakramentach;

14) wydawanie zaświadczeń  stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;

15) wydawanie zaświadczeń, że zgodnie z prawem polskim osoba może zawrzeć małżeństwo;

16) sporządzanie wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego;

17) zamieszczanie przypisków przy aktach stanu cywilnego;

18) migracja aktów do Rejestru Stanu Cywilnego;

19) wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk;

20) transkrypcje zagranicznych aktów do polskich ksiąg;

21) odtwarzanie aktów stanu cywilnego;

22) organizacja jubileuszy 25 i 50- lecia pożycia małżeńskiego;

23) prostowanie i uzupełnianie treści aktów stanu cywilnego czynnością materialno-techniczną;

24) wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego;

25) prowadzenie korespondencji konsularnej;

26) prowadzenie ewidencji ludności;

27) wydawanie decyzji dotyczących zameldowania i wymeldowania;

28) przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych;

29) wydawanie dowodów osobistych;

30) udzielanie informacji adresowych;

31) nadawanie numerów PESEL;

32) sporządzanie sprawozdań statystycznych.

§ 25. Do zadań i kompetencji pracownika na samodzielnym stanowisku ds. obronnych i zarządzania kryzysowego (OC) należą zadania Gminy w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego określone w odrębnych przepisach.                                          

§ 26. Do zadań pracownika na samodzielnym stanowisku ds. kontroli wewnętrznej (KW) należy:

1) opracowywanie planów kontroli poprzez:

a) wnikliwą analizę zamierzeń kontrolnych co do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, spółek prawa handlowego, w których Gmina ma więcej niż 50% udziałów oraz innych podmiotów otrzymujących dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań Gminy na etapie planowania kontroli,

b) koordynowanie podmiotowego i przedmiotowego zakresu planowanych kontroli oraz terminów ich przeprowadzania;

2) przeprowadzanie kontroli:

a) wewnętrznych w Urzędzie,

b) jednostek organizacyjnych Gminy, spółek prawa handlowego, w których Gmina ma więcej niż 50%udziałów,

c) innych podmiotów otrzymujących dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań Gminy;

3) sporządzanie okresowej analizy z przeprowadzanych kontroli zawierającej m.in.:

a) ocenę merytoryczną ustaleń zawartych w protokołach i sprawozdaniach z kontroli,

b) ocenę dokumentacji pokontrolnej w zakresie przestrzegania trybu i zasad przeprowadzania kontroli,

c) ocenę realizacji wyników kontroli, a zwłaszcza stawianych wniosków pokontrolnych;

4) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznych, wewnętrznych i audytorem wewnętrznym.

§ 27. 1. Audytor wewnętrzny (AW) wykonuje swoje zadania w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy, które nie są zobowiązane do samodzielnego prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie obowiązujących, w tym zakresie przepisów prawa oraz procedur wewnętrznych.

2. Do zadań audytora wewnętrznego należy w szczególności:

1) opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego oraz rocznego sprawozdania z jego realizacji;

2) realizacja zadań audytowych, zapewniających, doradczych oraz sprawdzających w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych, na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;

3) przeprowadzanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach zadań audytowych poza rocznym planem audytu wewnętrznego, na podstawie pisemnej decyzji Burmistrza;

4) przeprowadzanie czynności audytowych zgodnie z zasadami i trybem określonym w przepisach prawa oraz przyjętą metodyką;

5) wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę funkcjonującego systemu kontroli zarządczej;

6) ocena adekwatności, efektywności i skuteczności kontroli zarządczej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych na podstawie przeprowadzonych zadań audytowych;

7) prowadzenie dokumentów audytu zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.

§ 28. Zadania związane z ochroną i bezpieczeństwem danych realizowane są przez inspektora ochrony danych oraz pracownika na stanowisku ds. informatyki i bezpieczeństwa informatycznego.

Rozdział 7.
ZASADY  I TRYB  FUNKCJONOWANIA  URZĘDU

§ 29. 1. Kierownicy referatów odpowiedzialni są przed Burmistrzem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie referatów.

2. Kierownicy referatów pełnią nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników.

3. W przypadku, gdy kierownik referatu, nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, za akceptacją Burmistrza zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik.

§ 30. Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują Kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące prowadzenia określonych spraw.                                               

§ 31. Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu zostały szczegółowo określone w Regulaminie Pracy Urzędu.

Rozdział 8.
ZASADY   UDZIELANIA  UPOWAŻNIEŃ I PEŁNOMOCNICTW

§ 32. 1. Burmistrz może upoważnić Zastępcę Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, kierowników i innych pracowników do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, wydawania zaświadczeń, podpisywania pism i innych dokumentów wychodzących z Urzędu oraz do jednorazowych czynności w swoim imieniu.

2. O udzielenie upoważnień lub pełnomocnictw do załatwiania  w imieniu Burmistrza spraw z zakresu administracji publicznej,  w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń oraz innych czynności, a także pełnomocnictw do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy mogą występować:

1) Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik;

2) kierownicy referatów;

3) samodzielne stanowiska pracy;

4) kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy.

§ 33. Pełnomocnictwo winno być udzielone na piśmie.

§ 34. Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw prowadzi Referat Ogólnoorganizacyjny.

Rozdział 9.
ZASADY I TRYB POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU I WYDAWANIU AKTÓW PRAWNYCH

§ 35. Akty prawne powszechnie obowiązujące na obszarze Gminy wydają:

1) Rada - w formie uchwał, w sprawach określonych przepisami prawa;

2) Burmistrz - w formie zarządzeń porządkowych w przypadkach niecierpiących zwłoki, które podlegają zatwierdzeniu na najbliższej sesji Rady.

§ 36. Burmistrz wydaje akty prawne w formie zarządzeń. Zarządzenia te nie posiadają mocy aktów prawa miejscowego.

§ 37. 1. Projekty aktów prawnych opracowuje merytoryczny pracownik  zgodnie ze swoim zakresem działania i przedkłada do akceptacji bezpośredniemu przełożonemu.

2. Przed przedłożeniem projektu aktu prawnego organom Gminy pracownicy, o których mowa w ust.1 uzgadniają go:

a) z Sekretarzem, jeżeli treść aktu prawnego ma wpływ na funkcjonowanie Urzędu;

b) ze Skarbnikiem, jeżeli projekt aktu prawnego dotyczy zagadnień finansowych bądź wywołuje skutki finansowe;

c) z kierownikami komórek organizacyjnych, których zadań dotyczy treść danego aktu prawnego;

d) z samodzielnymi stanowiskami pracy, których zadań dotyczy treść danego aktu prawnego.

3. Projekt aktu prawnego konsultowany jest z innymi podmiotami, jeżeli zasady współdziałania tego wymagają lub obowiązek ten wynika z przepisu szczególnego.

4. Po dokonaniu uzgodnień, projekt aktu prawnego przedkładany jest radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami techniki legislacyjnej.

5. Uzgodnione projekty aktów prawnych przedkładane są właściwemu organowi Gminy celem ich podjęcia.

6. Podpisane zarządzenia ewidencjonuje się w rejestrze, nadając im numer i opatrując datą. Jeden egzemplarz zarządzenia przechowywany jest w Referacie Ogólnoorganizacyjnym, a pozostałe egzemplarze przekazuje się właściwym komórkom organizacyjnym oraz gminnym jednostkom organizacyjnym do realizacji.

7. Podpisane uchwały ewidencjonuje się w rejestrze i przechowuje w Referacie Ogólnoorganizacyjnym oraz przekazuje się je właściwym komórkom organizacyjnym oraz gminnym jednostkom organizacyjnym do realizacji.

§ 38. Zasady i tryb ogłaszania aktów prawnych określają aktualnie obowiązujące przepisy prawne.

§ 39. Urząd prowadzi zbiór przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu w Referacie Ogólnoorganizacyjnym.

§ 40. Opracowując projekty aktów normatywnych należy stosować zasady techniki prawodawczej, a mianowicie:

1) projekty aktów nie mogą być sprzeczne z prawem,

2) projekty nie mogą zawierać postanowień wykraczających poza granice, upoważnienia ustawowego (delegacji prawnej), a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,

3) należy unikać zamieszczenia w projekcie postanowień stanowiących powtórzenie przepisów zawartych w innych aktach prawnych wydawanych przez uprawnione organy,

4) układ projektów powinien być przejrzysty, a redakcja jasna, ścisła i zwięzła bez zbytecznych zdań pobocznych oraz zgodna z zasadami pisowni polskiej,

5) w projektach należy unikać używania obcych wyrazów oraz określeń językowych i zwrotów technicznych niebędących w powszechnym użyciu, jeżeli można posłużyć się określeniem  i zwrotem powszechnie  stosowanym,

6) zawarte w projektach określenia powinny być redagowane w formie bezosobowej (np. zarządza się, ustala się, zatwierdza się, orzeka się itp.),

7) dla oznaczenia jednakowych pojęć należy w projektach używać takich samych wyrazów i określeń prawnych,  jakie są przyjęte w ustawodawstwie.

§ 41. Akty własne wydawane przez Burmistrza powinny zawierać:

1) oznaczenie (np. zarządzenie - numer kolejny w danym roku kalendarzowym łamane na rok);

2) datę podjęcia: dzień, miesiąc (słownie), rok;

3) określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji;

4) wskazanie podstawy prawnej;

5) treść regulowanych zagadnień;

6) ewentualne wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za wykonanie;

7) wskazanie aktów ulegających uchyleniu;

8) datę wejścia w życie.

Rozdział 10.
OBIEG DOKUMENTÓW W URZĘDZIE

§ 42. Ustala się poniższy tryb obiegu dokumentów w Urzędzie:

1) przesyłki wpływające przyjmowane są i rejestrowane w Biurze Obsługi Interesantów, które przekazuje całość korespondencji do dekretacji Burmistrzowi;

2) po zadekretowaniu pism Biuro Obsługi Interesantów przekazuje je zgodnie z dekretacją do referatów i samodzielnych stanowisk pracy;

3) w przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje wyłącznie dekretujący;

4) zabrania się przyjmowania korespondencji z pominięciem Biura Obsługi Interesantów;

5) na każdym wpływającym piśmie zamieszcza się w górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczęć wpływu;

6) kierownicy zgłaszają do Biura Obsługi Interesantów osoby upoważnione do odbierania korespondencji podczas ich nieobecności;

7) osoba odbierająca korespondencję potwierdza jej odbiór w dzienniku korespondencji przychodzącej swoim podpisem;

8) pracownik Biura Obsługi Interesantów na żądanie interesanta składającego pismo potwierdza jego odbiór na kopii dokumentu.

Rozdział 11.
ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW

§ 43. Przyjmowanie oraz rozpatrywanie skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postepowania administracyjnego oraz przepisami szczególnymi.

§ 44. 1. Burmistrz i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek:

1) Burmistrz w godzinach 8⁰⁰ – 10⁰⁰ i 15⁰⁰ – 16³⁰;

2) Zastępca Burmistrza w godzinach 10⁰⁰ - 15⁰⁰.

2. Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.

3. Czas pracy w Urzędzie określa Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Barlinku.

4. Skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.  O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie należy zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia.

5. Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę lub wniosek innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie ich rozpatrzenia, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia ich wniesienia albo przekazania.

6. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek.

7. W razie niezałatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w ust.4 stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

8. Zgłoszone skargi i wnioski należy załatwiać z należytą starannością, wnikliwie, rzetelnie i terminowo, zgodnie z zasadami określonymi w kpa oraz przepisami szczególnymi.

9. Rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik ds. obsługi interesantów.

10. Obowiązek zgłoszenia skargi lub wniosku celem jej zarejestrowania spoczywa na pracownikach, do których skarga lub wniosek wpłynęły.

11. Rozpatrywanie skarg i wniosków koordynuje i nadzoruje Sekretarz.

Rozdział 12.
ZASADY ROZPATRYWANIA  PETYCJI

§ 45. 1. Zasady rozpatrywania oraz sposób postępowania z petycjami w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami ustawy o petycjach, a w zakresie nieuregulowanym, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

2. Petycje powinny być rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie trzech miesięcy od dnia ich złożenia.

3. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od podmiotu rozpatrującego petycję uniemożliwiających rozpatrzenie petycji w terminie, o którym mowa w ust. 2, termin ten ulega przedłużeniu, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy, licząc od upływu terminu, o którym mowa w ust. 2.

4. Rozpatrujący petycję zawiadamia podmiot wnoszący petycję o sposobie jej załatwienia wraz z uzasadnieniem w formie pisemnej albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

5. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do rzetelnego i terminowego rozpatrywania zgłoszonych petycji, zgodnie z obowiązującymi przepisach prawa.

6. Rejestr petycji prowadzi pracownik ds. obsługi interesantów.

7. Obowiązek zgłoszenia petycji celem jej zarejestrowania spoczywa na pracownikach, do których petycja wpłynęła.

8. Rozpatrywanie petycji koordynuje i nadzoruje Sekretarz.

Rozdział 13.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 46. 1. Burmistrz może wydać szczegółowe zalecenia wewnętrzne dotyczące sposobu realizowania postanowień niniejszego regulaminu.

2. Zmiany w regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.